Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att:
• Ge Åmåls kommunfastigheter AB ett ägardirektiv att projektera för nya lokaler för Åmåls kommunarkiv.
• Lokalerna ska byggas, ägas och förvaltas av Åmåls kommunfastigheter AB.
• Lokalerna ska uppfylla de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter för arkivlokaler (RA-FS 2013:4) och planeras på ett sådant sätt att de kan uppfylla dagens behov, liksom svara upp mot kommunens beräknade kapacitetsbehov under de närmast 30–40 åren i enlighet med tjänsteskrivelsen.
• De nya arkivlokalerna ska förläggas i nära anslutning till Åmåls
• Kostnaden för investeringen belastar kommunstyrelsen som kommuns förvaltningsbyggnader. hyreskostnad.
• Det hemställs till budgetutskottet att i kommande budgetarbete säkerställa att kommunstyrelsen tilldelas medel som gör att verksamheten kan bära de ökade hyreskostnader som uppstår i samband med uppförande av nya arkivlokaler.
• Förvaltningen uppdras att i samband med flytten av kommunarkivet till nya lokaler, säga upp de avtal om samverkan som för närvarande gäller mellan Åmåls kommun och Föreningsarkivet i Åmål.
Ärendet :
Åmåls kommuns centrala arkiv har sedan det tidiga 1970-talet varit beläget i källaren på den byggnad som idag går under namnet ”Kulturhuset” (Kungsgatan 20). Lokalerna har flera stora och allvarliga brister vilket gör dem olämpliga som centralt kommunarkiv. För att Åmåls kommun ska kunna fullgöra sina skyldigheter som arkivmyndighet enligt bland annat arkivlagen, behövs nya lokaler på en helt ny geografisk plats, uppförda enligt Riksarkivets regelverk.
Åmåls kommun arbetar enligt principen att Åmåls kommunfastigheter AB primärt ska stå som ägare till och hyresvärd för de kommunala verksamhetslokalerna, varför det är lämpligt att bolaget får i uppdrag att projektera för och därefter genomföra en byggnation av nya arkivlokaler som Åmåls kommun, genom kommunstyrelsen hyr.
Genom kommunarkivets flytt till nya lokaler, ska gällande samverkansavtal mellan Åmåls kommun och Föreningsarkivet i Åmål sägas upp. Föreningsarkivet avser att ansöka om någon form av verksamhetsstöd från Åmåls kommun och att även fortsatt bedriva sin verksamhet i lokalerna på Kungsgatan 20, vilket är möjligt då organisationen är en förening, inte myndighet, och därtill lyder under andra lagar och förordningar än ett kommunarkiv
Full källtext :
KF § 88 Nya lokaler för Åmåls kommunarkiv
Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att:
• Ge Åmåls kommunfastigheter AB ett ägardirektiv att projektera för nya lokaler för Åmåls kommunarkiv.
• Lokalerna ska byggas, ägas och förvaltas av Åmåls kommunfastigheter AB.
• Lokalerna ska uppfylla de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter för arkivlokaler (RA-FS 2013:4) och planeras på ett sådant sätt att de kan uppfylla dagens behov, liksom svara upp mot kommunens beräknade kapacitetsbehov under de närmast 30–40 åren i enlighet med tjänsteskrivelsen.
• De nya arkivlokalerna ska förläggas i nära anslutning till Åmåls
• Kostnaden för investeringen belastar kommunstyrelsen som kommuns förvaltningsbyggnader. hyreskostnad.
• Det hemställs till budgetutskottet att i kommande budgetarbete säkerställa att kommunstyrelsen tilldelas medel som gör att verksamheten kan bära de ökade hyreskostnader som uppstår i samband med uppförande av nya arkivlokaler.
• Förvaltningen uppdras att i samband med flytten av kommunarkivet till nya lokaler, säga upp de avtal om samverkan som för närvarande gäller mellan Åmåls kommun och Föreningsarkivet i Åmål.
Sammanfattning av ärendet
Åmåls kommuns centrala arkiv har sedan det tidiga 1970-talet varit beläget i källaren på den byggnad som idag går under namnet ”Kulturhuset” (Kungsgatan 20). Lokalerna har flera stora och allvarliga brister vilket gör dem olämpliga som centralt kommunarkiv. För att Åmåls kommun ska kunna fullgöra sina skyldigheter som arkivmyndighet enligt bland annat arkivlagen, behövs nya lokaler på en helt ny geografisk plats, uppförda enligt Riksarkivets regelverk.
Åmåls kommun arbetar enligt principen att Åmåls kommunfastigheter AB primärt ska stå som ägare till och hyresvärd för de kommunala verksamhetslokalerna, varför det är lämpligt att bolaget får i uppdrag att projektera för och därefter genomföra en byggnation av nya arkivlokaler som Åmåls kommun, genom kommunstyrelsen hyr.
Genom kommunarkivets flytt till nya lokaler, ska gällande samverkansavtal mellan Åmåls kommun och Föreningsarkivet i Åmål sägas upp. Föreningsarkivet avser att ansöka om någon form av verksamhetsstöd från Åmåls kommun och att även fortsatt bedriva sin verksamhet i lokalerna på Kungsgatan 20, vilket är möjligt då organisationen är en förening, inte myndighet, och därtill lyder under andra lagar och förordningar än ett kommunarkiv
Beslutsunderlag – Protokollsutdrag kommunstyrelsen den 2 juni 2021 § 116 – Tjänsteskrivelse av kansli- och utredningschefen den 4 maj 2021
Yrkande Michael Karlsson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.
Beslutet skickas till Åmåls kommunfastigheter AB Ekonomienheten Kommunarkivarie __________
Lämna ett svar