Avgift för utlämnande av allmän handling

Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige antar avgiftstaxa för utlämnande av allmänna handlingar enligt föreliggande förslag, att gälla från och med den 1 januari 2021.
Kommunfullmäktige antar riktlinjer för att ta betalt för utlämnande av allmänna handlingar enligt föreliggande förslag, att gälla från och med den 1 januari 2021.
Kommunfullmäktiges beslut om avgiftstaxa från den 21 juni 1999 § 57 upphävs från och med den 1 januari 2021.

Ärendet :

Härryda kommuns nuvarande taxa för utlämnande av allmän handling beslutades av kommunfullmäktige den 21 juni 1999 § 57. Taxan saknar bestämmelser som reglerar bl.a. avgift för utlämnanden som sker elektroniskt. Mot bakgrund härav gör förvaltningen bedömningen att Härryda kommun bör ta fram och anta en ny reviderad taxa för utlämnande av allmänna handlingar. En kommun får endast ta ut en avgift vid utlämnande av allmän handling om det finns stöd för avgiften i en av kommunfullmäktige antagen taxa. När en kommun tar ut en sådan avgift har kommunen att förhålla sig till likställighets- och självkostnadsprincipen. Förvaltningen gör bedömningen att avgifterna fortsatt bör baseras på den statliga avgiftsförordningen (1992:191). Den nuvarande taxan saknar möjligheter att ta betalt för porto. I linje med självkostnadsprincipen finner förvaltningen att en sådan möjlighet bör införas i kommunens avgiftstaxa. Det bör även införas en möjlighet att ta betalt för kostnader för hårdvara, som t.ex. DVD-skivor och USB-minnen. Utlämnanden som sker elektroniskt är, precis som utlämnanden i pappersform, förenade med kostnader. Förvaltningen finner därför att Härryda kommuns taxa för utlämnande av allmänna handlingar bör innehålla bestämmelser om avgift vid sådan begäran. Det kan uppkomma situationer då en strikt tillämpning av taxan skulle leda till ett kraftigt över- eller underuttag av avgift. För att skapa möjligheter att efterleva de grundläggande principerna bör det därför införas en möjlighet till undantag om särskilda skäl föreligger. Särskilda skäl att göra undantag från taxan bör även anses föreligga när skolungdomar, studenter eller forskare söker tillgång till offentlig information förvarad hos kommunen. För att skapa bättre förutsättningar för en korrekt, förutsebar och enhetlig tillämpning av taxan finner förvaltningen att det bör antas riktlinjer för taxans tillämpning. Från utvecklingsfunktionen föreligger skrivelse daterad den 19 oktober 2020.

Full källtext :

§ 441

Dnr 2020KS450

Avgift för utlämnande av allmän handling

Härryda kommuns nuvarande taxa för utlämnande av allmän handling beslutades av
kommunfullmäktige den 21 juni 1999 § 57. Taxan saknar bestämmelser som reglerar bl.a.
avgift för utlämnanden som sker elektroniskt. Mot bakgrund härav gör förvaltningen
bedömningen att Härryda kommun bör ta fram och anta en ny reviderad taxa för utlämnande
av allmänna handlingar.

En kommun får endast ta ut en avgift vid utlämnande av allmän handling om det finns stöd för
avgiften i en av kommunfullmäktige antagen taxa. När en kommun tar ut en sådan avgift har
kommunen att förhålla sig till likställighets- och självkostnadsprincipen.

Förvaltningen gör bedömningen att avgifterna fortsatt bör baseras på den statliga
avgiftsförordningen (1992:191).

Den nuvarande taxan saknar möjligheter att ta betalt för porto. I linje med
självkostnadsprincipen finner förvaltningen att en sådan möjlighet bör införas i kommunens
avgiftstaxa. Det bör även införas en möjlighet att ta betalt för kostnader för hårdvara, som
t.ex. DVD-skivor och USB-minnen.

Utlämnanden som sker elektroniskt är, precis som utlämnanden i pappersform, förenade med
kostnader. Förvaltningen finner därför att Härryda kommuns taxa för utlämnande av allmänna
handlingar bör innehålla bestämmelser om avgift vid sådan begäran.

Det kan uppkomma situationer då en strikt tillämpning av taxan skulle leda till ett kraftigt
över- eller underuttag av avgift. För att skapa möjligheter att efterleva de grundläggande
principerna bör det därför införas en möjlighet till undantag om särskilda skäl föreligger.
Särskilda skäl att göra undantag från taxan bör även anses föreligga när skolungdomar,
studenter eller forskare söker tillgång till offentlig information förvarad hos kommunen.

För att skapa bättre förutsättningar för en korrekt, förutsebar och enhetlig tillämpning av taxan
finner förvaltningen att det bör antas riktlinjer för taxans tillämpning.

Från utvecklingsfunktionen föreligger skrivelse daterad den 19 oktober 2020.

Beslut

Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige antar avgiftstaxa för utlämnande av allmänna handlingar enligt
föreliggande förslag, att gälla från och med den 1 januari 2021.

Kommunfullmäktige antar riktlinjer för att ta betalt för utlämnande av allmänna handlingar
enligt föreliggande förslag, att gälla från och med den 1 januari 2021.

Kommunfullmäktiges beslut om avgiftstaxa från den 21 juni 1999 § 57 upphävs från och med
den 1 januari 2021.

———————-

Paragrafen är justerad